digitale transformation - So rückt HR die Mitarbeitenden ins Zentrum

Die Digitalisierung war, ist und bleibt eines der zentralen Themen für Unternehmen. Klar, wir leben in einer digitalen Welt. Technologie, IT, Automatisierungen und Künstliche Intelligenz bestimmen mittlerweile nicht bloß unseren Alltag, sondern vor allem die Arbeitswelt. Dabei ist nichts so beständig wie der Wandel selbst: ein Tech-Trend jagt den nächsten. Damit Firmen Schritt halten können, springen viele auf den digitalen Zug auf und begeben sich in großangelegte Digitalisierungsprojekte – die Rede ist dann von digitaler Transformation.

Sicherlich auch bei Ihnen im Unternehmen. Und wie läuft das so? Vermutlich eher suboptimal, oder?

Digitale Transformation: Mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden

Der Faktor Mensch ist für eine erfolgreiche digitale Transformation entscheidend und genau dieser wird kurioserweise eher vernachlässigt. Mehr als ein Fünftel der deutschen Unternehmen sagen laut einer IFS-Studie: Die eigenen Mitarbeitenden werden bei der Planung und Durchführung von Transformationsprojekten nicht ausreichend eingebunden.

Das muss doch besser gehen! Wie könnte das aussehen und was hat HR damit zu schaffen? Wir haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt. Aber erstmal möchten wir etwas Aufklärungsarbeit leisten: Digitale Transformation und Digitalisierung werden häufig im selben Atemzug genannt. Was verbirgt sich hinter den beiden Begriffen?

Digitalisierung vs. Digitale Transformation – Was ist der Unterschied?

Die Einführung einer Software macht noch keine digitale Transformation. Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation haben zwar Gemeinsamkeiten, lassen sich aber klar voneinander abgrenzen.

Digitalisierung

Auf den Punkt gebracht: Digitalisierung bedeutet, dass etwas Analoges auf digital umgestellt wird. Im Grunde geht es hierbei um die Implementierung digitaler Technologien in die bereits bestehenden Geschäftsprozesse. Zum Beispiel, wenn eine Buchhaltungssoftware die klassische Buchhaltung ersetzt oder digitale Schnittstellen zum automatischen Datenabgleich eingerichtet werden.

Digitale Transformation

Im Gegensatz dazu bedeutet digitale Transformation – auch digitaler Wandel genannt – die vollständige Umwandlung bestehender Geschäftsprozesse und -modelle. Der Begriff beschreibt einen tiefgehenden Prozess der Veränderung, der zwar durch digitale Technologien herbeigeführt wird, aber weitreichende Auswirkungen sowohl für die Wirtschaft als auch die Gesellschaft hat.

Beispiel: Unser Konsumverhalten ist heute durch und durch digital. Wenn ein Unternehmen entsprechend auf Online-Bestelldienste umstellt, dann ist das eine digitale Transformation. Ohne diesen Schritt wäre das Unternehmen nicht konkurrenzfähig. Es passt sich somit den geänderten Anforderungen an. Die Umstellung auf einen Online-Bestelldienst bedeutet eine tiefgreifende Veränderung des Geschäftsprozesses: Angefangen von der Kundenkommunikation, vom Versand bis hin zur Abwicklung der Bezahlung. 

Warum ist die digitale Transformation wichtig?

Für Unternehmen ist die Umsetzung der digitalen Transformation elementar, um in den zunehmenden digitalen Märkten weiterhin erfolgreich zu bleiben. Zudem stoßen bisherige Geschäftsmodelle an die Grenzen des Wachstums, was gravierende Auswirkungen auf das Kerngeschäft haben kann. Gleichzeitig steigen die Anforderungen der Kund:innen. Die wünschen sich schnellere, individuellere, transparentere Services und Angebote. Eine umfassende digitale Transformation ist die Antwort, damit Unternehmen diesen Herausforderungen langfristig begegnen können.

Digitale Transformation: Der Mensch im Hintergrund statt im Mittelpunkt

Laut einer IFS-Studie führen 15 Prozent der befragten Unternehmen das Scheitern von digitalen Projekten konkret auf unzureichendes Change Management zurück. Im Klartext heißt das: Es mangelt an Vision sowie Strategie und vor allem an einem Kommunikationskonzept, wodurch die Veränderung im Unternehmen bewirkt wird. Bei Digitalisierungsprojekten konzentrieren sich Unternehmen vornehmlich auf die Implementierung der notwendigen Schlüsseltechnologien und -lösungen.

Die Einbindung von Mitarbeitenden sowie die allgemeine Akzeptanz des Projektes rücken dabei in den Hintergrund, obwohl sie entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung sind. Das sieht in der Praxis dann häufig so aus: Es wird tief ins Portemonnaie gegriffen, um mithilfe einer digitalen Anwendung Geschäftsabläufe zu optimieren und zu transformieren. Von der Belegschaft weiß aber keiner so recht wieso, weshalb, warum.

Befeuert wird das Ganze durch Unsicherheit oder gar schiere Panik, den neuen technischen Anforderungen nicht gerecht zu werden oder den Arbeitsplatz zu verlieren. An kommunikativer Überzeugungsarbeit wird nämlich gerne gespart. Isn‘t that ironic? Don‘t you think?

Belegschaft und HR-Abteilungen werden nicht ausreichend einbezogen

Fassen wir kurz zusammen: Die Mitarbeitenden sind Dreh- und Angelpunkt, ob digitale Transformation im Unternehmen gelingt oder nicht. Wer ist in Unternehmen vor allem für die Mitarbeitenden zuständig? Richtig: Personalabteilungen. Und auch die werden laut bereits zitierter IFS-Studie gerne bei digitalen Veränderungsprojekten außen vor gelassen.

Fast ein Drittel der befragten Unternehmen sagten, dass die Einbeziehung der Personalabteilungen ein entscheidender Faktor sei, um die Akzeptanz und das Bewusstsein für Digitalisierungsprozesse bei der Belegschaft zu steigern. Doch zugleich gaben 22 Prozent an, dass die Personalabteilungen hierbei häufig außer Acht gelassen werden.

Welche Schlüsselrolle kann HR spielen

Machen wir uns nichts vor. Natürlich kann HR nicht als alleiniger Treiber die digitale Transformation aktiv voranbringen. Dafür ist der Anteil an operativen HR-Aufgaben im Daily Business zu hoch. Dennoch gibt es vielversprechende Ansätze, durch die HR zumindest strategisch begleiten kann. Was können Sie als Personaler:in also tun?

Unsere Tipps für Sie

• Transformationsteams zusammenstellen: Keiner hat einen besseren Überblick über die Fähigkeiten und Soft Skills der Mitarbeitenden als HR. Dies gilt es zu nutzen. Stellen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen, das offen und fähig ist, den digitalen Wandel voranzutreiben. Es lohnt sich, verschiedenste Kompetenzen zusammenzuführen. Dieses Team hat außerdem die Aufgabe, den digitalen Wandel als Multiplikatoren im Unternehmen zu promoten. Ganz wichtig: Diese Mitarbeitenden müssen für diese Tätigkeit auch freigestellt werden. Das will zwar keiner hören, aber es geht nur so. Digitale Transformationsprozesse zu begleiten ist kein Pappenstiel und ein mitunter langwieriger Prozess.

• Mitgestaltung der Strategie: Wenn der Mensch der entscheidende Faktor bei digitalen Veränderungsprozessen ist, dann können Sie dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden auch im Zentrum stehen. Das geht natürlich nur, wenn die Mitarbeitenden auch gehört werden. Hier bietet sich zum Beispiel ein Strategie-Workshop an, der Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen an einen Tisch holt, um die strategische Ausrichtung sowie Ziele zusammen mit der Geschäftsführung und dem Transformationsteam zu formulieren. Vorteil: Wenn ein Teil der Belegschaft die Strategie der digitalen Transformation mit auf den Weg gebracht hat, wird diese auch eher akzeptiert.

• Personalentwicklung & Schulungen: Braucht es Schulungen oder persönliches Coaching für neu eingeführte Tools? Diese Frage ist wichtig und wird leider oft vernachlässigt. Wenn es Fähigkeitslücken innerhalb der Belegschaft gibt, müssen diese geschlossen werden. Es gibt zudem Mitarbeitende, die sich mit technischen Neuerungen schwertun, ein wenig mehr Zuwendung und Unterstützung können einen positiven Effekt haben. Ein:e Mentor:in kann dabei helfen, Ängste und Unsicherheiten abzubauen.

• Kommunikation: Digitale Transformation, das heißt immer Veränderung. Und die stoßen in der Belegschaft nicht zwangsläufig auf Gegenliebe. Es ist aber wichtig, genau zuzuhören. Die einzige Chance, Widerstand zu begegnen, liegt im Dialog. Mit dem Transformationsteam kann HR ein Kommunikationskonzept auf den Weg bringen: Wer muss wann über die Veränderung informiert werden, wer sind überhaut die internen Stakeholder? Es empfiehlt sich die Marketing- bzw. die Kommunikationsabteilung einzubinden, da die mit unterschiedlichsten Kommunikationsmedien und -kanälen fit sind. Wenn Sie Veränderung richtig kommunizieren wollen, setzen Sie aber nicht nur auf Input. Es braucht Austausch. Das gelingt Ihnen nur über Beteiligungsformate.

Fazit

Die Ressource Mensch sollte bei Veränderungsprozessen immer im Mittelpunkt stehen. Tut sie bis dato aber leider viel zu selten. HR hat die große Chance hieran etwas zu ändern und alle Beteiligten in den Wandel einzubeziehen, sie gegebenenfalls von der Notwendigkeit der Veränderung zu überzeugen. Natürlich können Personaler:innen das nicht alleine umsetzten. Mit der nötigen Unterstützung kann HR aber mit Koordinationskompetenz Prozesse anstoßen und wichtige Impulse geben. So kann der Mensch vom Rand des Geschehens ins verdiente Rampenlicht, den Mittelpunkt von Transformationsprozessen, rücken.

Quellen:

ITWelt.at (2020): Faktor Mensch entscheidet, ob die digitale Transformation gelingt.

t3n.de (2015): Warum der Begriff der „Digitalen Transformation“ falsch ist.

weclapp.com: Lexikon Digitale Transformation.

Haufe (2022): HR und seine Aufgaben in Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung.

Bildnachweis: Orbon Alija.