Homeoffice

Corona hier, Corona da: Momentan ist die Pandemie in aller Munde. Das private und berufliche Leben steht derzeit vor nie dagewesenen Herausforderungen.

Die beschränkten medizinischen Mittel, gepaart mit einer hohen Ansteckungsrate führen dazu, dass Isolation in dieser Stunde das einzige Gegenmittel ist. Daher forcieren die meisten Arbeitgeber im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht und mit Rücksicht auf die private Gesundheit ihrer Arbeitnehmer ein generelles Homeoffice.

Was ist jedoch mit Homeoffice gemeint und wie lässt es sich arbeitgeber- und arbeitnehmerfreundlich implementieren?

Mit dem Begriff Homeoffice werden umgangssprachlich verschiedene Formen des Arbeitens von Zuhause aus bezeichnet. Andere Formulierungen, die in einem ähnlichen Kontext verwendet werden, sind „Teleheimarbeit“ oder „e-Work“. Bei beiden Bezeichnungen befindet sich der Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung. Die Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden findet hierbei per Telefon, E-Mail oder (Video-)Chat statt.

Was viele nicht wissen, es gibt verschiedene Arten von Homeoffice. So gibt es zum einen die heimbasierte und zum anderen die alternierende Telearbeit. Von heimbasierender Telearbeit spricht man bei einem Arbeitsverhältnis, welches ausschließlich von zu Hause aus ausgeübt wird. Diese Form der Heimarbeit ist nicht so weit verbreitet. Man findet sie gelegentlich im Bereich des Customer Services oder im telefonischen Vertrieb.

Weit mehr verbreitet, ist die Form der alternierenden Telearbeit. Der Arbeitsplatz befindet sich bei dieser Form sowohl daheim als auch im Unternehmen vor Ort. Entscheidend ist bei dieser Homeoffice-Variante die Regelung im Arbeitsvertrag. Dieser klärt darüber auf, zu welchem Anteil die Arbeitszeit von Zuhause aus geleistet wird.

Neben dem Arbeiten daheim, gibt es Berufsgruppen die während ihrer Beschäftigung ständig mobil unterwegs sind. Bei dieser Arbeitsform sind Arbeitnehmer während ihrer (kompletten) Beschäftigung mobil erreichbar und sind an keinen festen Ort gebunden. Besonders betroffen sind von dieser Arbeitsform z.B. Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder Consultants mit direktem Kundenkontakt. Die berufliche Tätigkeit ist somit nicht nur auf die Zeit beim Kunden vor Ort beschränkt, sondern umfasst auch geschäftliche Reisen mit dem Zug oder dem Flugzeug.

Aus Sicht des Arbeitgebers

Viele Arbeitgeber betrachten das Thema Homeoffice eher mit Bauchschmerzen. Fakt ist jedoch, dass die Möglichkeit von Homeoffice für Arbeitnehmer zunehmend an Bedeutung gewinnt und Vorgesetzte diesen Aspekt, allein aus Gründen der Mitarbeiterbindung, nicht außer Acht lassen sollten. In Zeiten moderner Kommunikationsmöglichkeiten und einer zunehmenden Ausdifferenzierung von Lebensläufen sollte Homeoffice heutzutage nicht mehr nur zur Kür zeitgemäßer Unternehmen gehören, sondern viel mehr sollte die Möglichkeit der Heimarbeit zur Pflicht eines jeden Arbeitgebers gehören.

Damit verbundene Vorteile sind:

• Erhöhte Produktivität, da weniger Ablenkung durch Kollegen
• Kostenersparnisse, da weniger Bürofläche nötig ist
• Weniger Arbeitsausfälle, da Arbeiten auch ohne Ansteckungsgefahr möglich ist
• Personalbindung durch zufriedene Mitarbeiter
• Positives Image des Unternehmens, insbesondere bei potentiellen Bewerbern
• Verringerung der betrieblichen Arbeitsplätze
• Schnellere Integration von Arbeitnehmern nach Elternzeit, Mutterschutz, Langzeiterkrankungen, etc.

Nachteile von Homeoffice sind:

• Weniger Kontrolle über Arbeitszeit und erledigte Aufgaben
• Weniger Kontrolle über Datensicherheit
• Manche Arbeitnehmer haben nur begrenzte Möglichkeiten ein getrenntes Büro einzurichten
• Identifikation mit dem Unternehmen könnte sinken

Aus Sicht des Arbeitnehmers

Für viele Arbeitnehmer ist die Möglichkeit der Homeoffice-Arbeit nicht nur ein Zeichen des Vertrauens und der Anerkennung des Arbeitgebers, sondern sie erleichtert für viele auch den Alltag.

Erleichterungen durch Homeoffice:

• Kein Zeitverlust und keine Kosten für den Arbeitsweg
• Flexible Arbeitszeiten und Reaktionsmöglichkeit auf Kinderbetreuung und Handwerkertermine
• Weniger Ablenkung durch Kollegen
• Schneller Übergang zu Konzentrationsphasen möglich
• Unabhängigkeit von Wetter- und Straßenverhältnissen

Es gibt jedoch auch Nachteile:

• Feste Kernarbeitszeiten, in denen man erreichbar sein muss, können im Homeoffice ein Problem werden
• Soziale Isolation: Bindung zwischen Kollegen ist schwer aufrecht zu erhalten
• Trennung zwischen Privat- und Berufsleben gestaltet sich schwieriger
• Technische Probleme sind schwieriger zu beheben

Grundlage eines gut funktionierenden Homeoffices ist ein optimales Equipment. Hierzu gehört ein abgeschirmter Raum, in dem man ohne Ablenkung durch Umwelteinflüsse seiner Tätigkeit nachkommen kann. Zusätzlich sollte bei der Wahl des Mobiliars auf Ergonomie geachtet werden. Die Hardware muss auf die Arbeiten des Mitarbeiters ausgerichtet und eine Datenverbindung zum Firmenserver sichergestellt sein.

Die Rahmenbedingungen der Telearbeit sollten innerhalb des Arbeitsvertrags geregelt werden. Hierbei können Zusatzvereinbarungen, datenschutzrelevante Informationen und der private Gebrauch von Arbeitsmitteln, wie Smartphones oder Laptops geregelt werden.

Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden

Neben der normalen Nutzung von Telefon und E-Mail, können Chats für die Mitarbeiterkommunikation genutzt werden. Hier hat sich die Angebotsvielfalt in den letzten Jahren stark gesteigert. Gängige Lösungen finden man von Anbietern, wie Slack, Spike und Fleep.

Zusätzlich kann man mit digitalen Organisationstools ein optimales Arbeiten im Team implementieren. Das Projektmanagement und die offenen To-Do’s lassen sich durch Apps, wie Trello, Slack, Asana und Jira, organisieren.

Optimale Präsentationstools, welche sich vor allem für die Face-to-Face Kommunikation mit Kunden eignen sind z.B. Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams oder Skype for Business.

Tipps für die Trennung zwischen privat und geschäftlich

Was man größtenteils nicht mit Tools steuern kann, ist die Aufrechterhaltung der Disziplin und der Fokus gegenüber den eigenen Aufgaben. Vielen Mitarbeitern hilft hierbei die Aufstellung von Zeitplänen oder die Definition von Tages- bzw. Wochenzielen. Andere entfliehen aus dem Alltagstrott indem sie in Punkto Morgenroutine und Kleidungswahl genauso wie an einem normalen Bürotag vorgehen. Um mögliche Störfaktoren vorzubeugen, kann man zusätzlich darüber nachdenken, den Social Media-Konsum zu gewissen Tageszeiten durch entsprechende Software zu blockieren oder per App den Aufwand von täglichen To-Do’s zu tracken.

Am wichtigsten ist jedoch eine gute Absprache mit der Familie ggfs. sollte man im engsten Kreis abstimmen, welche Rahmenbedingungen in Bezug auf Verhalten, Lautstärke, etc. vorherrschen sollten.

Pausen nicht vergessen

Innerhalb der eigenen vier Wände vergisst man sehr schnell, regelmäßige Pausen einzulegen. Diese sind jedoch essentiell, um den Fokus und die Produktivität beibehalten zu können.

In einigen gewerkschaftlich verhandelten Tarifverträgen ist ein Recht auf Homeoffice verankert. Einen Rechtsanspruch gibt es in Deutschland jedoch noch nicht.

Auch ohne Anspruch auf Homeoffice ist es wichtig, einige arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten, hierzu gehört auch das Arbeitszeitgesetz. Arbeitnehmer müssen, auch während der Arbeit von zu Hause, auf Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Sonn- bzw. Feiertagsverbote achten. Des Weiteren ist der Arbeitsschutz zu berücksichtigen, d.h. notwendige Arbeitsschutzmaßnahmen sind durch Befragung der Arbeitnehmer zu den Arbeitsumständen zu eruieren. Außerdem sind angemessene Unterweisungen zu entsprechenden Betriebssicherheitsverordnungen von Nöten. Als sehr wichtiger rechtlicher Bestandteil ist der Datenschutz zu betrachten. Hierbei ist nicht nur auf die nötige Verschlüsselung der Hardware und von der Sicherung der VPN- und ähnlicher Verbindungen zum Firmennetzwerk zu achten, sondern auch der Zugang zu vertraulichen Firmendaten durch Dritte (z.B. der eigenen Familie) sollte entsprechend geschützt werden.

In vielen Firmen scheitert das Homeoffice an einer stoischen Haltung gegenüber der „neuartigen Form des Arbeitens“, denn aus Arbeitgebersicht muss dafür Kontrolle abgegeben werden. Dies ist als Argument jedoch in der heutigen arbeitnehmerorientierten Arbeitswelt und den bestehenden digitalen Kontrollmechanismen nur noch schwer tragbar. Natürlich können Arbeitnehmer das ihnen entgegengebrachte Vertrauen mit einem gut funktionierenden Workflow belohnen und so Vorurteile gegenüber der Teleheimarbeit abbauen.

Es wird sich, auf kurz oder lang, jeder Arbeitgeber in Deutschland mit dem Thema Homeoffice beschäftigen müssen. In Ländern wie z.B. den Niederlanden existiert bereits heute schon ein generelles Recht auf Homeoffice. Doch auch hierzulande wird die Gesetzgebung zu diesem Thema intensiv diskutiert. Das ist ein gutes Zeichen und gibt Hoffnung darauf, dass es ein generelles Recht auf Homeoffice auch bei uns in naher Zukunft real werden könnte.