Onboarding: Der optimale Empfang Ihrer neuen Mitarbeiter

Mitarbeiterbindung ist eine der wichtigsten HR-Themen der heutigen Zeit. Doch wo fängt diese an? Direkt mit der Jobzusage!

Onboarding behandelt wichtige Aufgaben, die mit der Bewerberkommunikation beginnen und mit einem optimal eingearbeiteten Mitarbeiter, der sich mit dem Unternehmen identifizieren kann, abgeschlossen sind.

Qualifizierte Arbeitskräfte hatten noch nie so eine große Jobauswahl wie momentan und sind bei einem guten Konkurrenzangebot schnell weg. Daher gewinnt die Bindung von Mitarbeitern eine immer größere Bedeutung, denn Fachkräfte, die nicht länger als ein paar Tage oder Monaten gehalten werden, sind ein hoher Kostenfaktor. Je besser Recruiter neue Mitarbeiter vorqualifizieren und die Identifikation mit dem Unternehmen aktiv fördern, umso weniger Aufwände entstehen durch Produktionsverluste oder Bewerbungsprozesse, die vakante Stellen erzeugen.

Außerdem ist das Arbeitgeberimage durch Bewerbungsportale wie kununu heute so transparent wie nie zuvor. Durch ein gutes Onboarding werden Mitarbeiter zu den besten Influencern für das eigene Unternehmen überhaupt. Das zahlt sich nicht nur durch positive Reputation am Arbeitsmarkt aus, sondern auch durch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Zusätzlich kann ein motivierter neuer Mitarbeiter durch geglücktes Onboarding schneller mögliche Produktionsverluste auffangen.

Kurz zusammengefasst: Das Resultat Ihres optimalen Onboarding-Prozesses sind ne starke Mitarbeiterbindung, Identifikation mit dem Cultural Fit, höhere Arbeitsproduktivität sowie soziale Eingliederung innerhalb der Belegschaft.

Ein guter Onboarding-Prozess kann in mehrere Phasen aufgeteilt werden, der mit der Vorbereitungsphase beginnt und in eine Orientierungs- und Integrationsphase übergeht.

Zwischen Vertragsunterzeichnung und dem Stellenantritt des Mitarbeiters vergeht meist noch etwas Zeit. Diese Zeit sollte jedoch gut genutzt werden: Personaler können dem Neuankömmling bereits Unternehmenshandbücher, Broschüren oder Weiterbildungspläne zur Verfügung gestellt werden und ihm einen festen Ansprechpartner für Rückfragen mitteilen.

Gleichzeitig kann der neue Arbeitsplatz bereits eingerichtet und viele technische Konfigurationen wie die Einrichtung von E-Mailadresse und Telefonnummer sowie Softwarezugänge etc. können frühzeitig vorbereitet werden. Durch diese frühzeitige Vorbereitung startet der neue Kollege/ die neue Kollegin stressfrei in den neuen Job.

Dann ist es endlich soweit: Der erste Arbeitstag im Unternehmen ist gekommen. Hierbei ist es wichtig, dem neuen Mitarbeiter von Anfang an die verdiente Wertschätzung entgegenzubringen. Dies beginnt beim persönlichen Empfang und geht weiter über einen ersten Rundgang bis hin zur Vorstellung der neuen Kollegen. Ebenfalls am ersten Arbeitstag erhält der neue Kollege notwendige Materialien wie PC, Schlüssel und Stechkarte.

Sinnvoll kann auch ein persönlicher „Pate“ sein, der Arbeitsabläufe, die Organisation und die Unternehmenswerte genauer erklären und dem neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit zur Seite steht. Potential liegt auch in gemeinsamen Mittagspausen: Neue Mitarbeitende sollten nicht aktiv nach einer Begleitung suchen müssen, sondern durch den Paten oder Abteilungskollegenfrühzeitig in die Mittagsrunde integriert werden.

Nach den ersten Tagen sollten sich Personaler auf jeden Fall das erste Feedback holen: Wie hat sich der Neuling eingelebt? Gibt es offene Fragen? Liegen noch ungelöste Probleme vor? Solche Fragen und die Möglichkeit zum Austausch sorgen dafür, dass sich der Mitarbeiter willkommen und sollten auf jeden Fall gestellt werden!

Zur Zeit der Integrationsphase hat sich der Mitarbeiter bereits eingelebt. Er kennt die Arbeitsabläufe und ist mit der Unternehmenskulturvertraut und hat diese angenommen. An diesem Punkt ist es wichtig, die Mitarbeiterbindung nochmals zu vertiefen. Die kann z.B. durch gemeinsame Workshops, Teamevents oder andere Teambuilding-Maßnahmen erfolgen. Das Übertragen von eigenverantwortlichen Arbeiten in dieser Zeit ist ein Zeichen von Wertschätzung und Vertrauen, gibt dem neuen Mitarbeiter zusätzliche Sicherheit und führt zu seiner weiteren Entwicklung als vollwertiges Teammitglied. Ein Feedbackgespräch ist hierbei wichtiger Bestandteil.

Gutes Onboarding führt zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung und vereinfacht den Abgleich mit der Unternehmenskultur (Cultural Fit). Bonus für Unternehmen und Personalabteilungen ist die Kostenersparnis durch die Senkung von Fluktuation.

• Ein optimaler Onboarding-Prozess besteht aus:
• Vorbereitung (Zusammenstellen von Informationen für den Arbeitnehmer, Vorbereitung der Arbeitsmaterialien, Einhalten von Versprechen, die im Bewerbungsgespräch gemacht wurden)
• Orientierung (Persönliche Begrüßung, Herstellen sozialer Kontakte zwischen bestehenden Mitarbeitern und Neuankömmling, bestehende Pain-Points beseitigen)
• Integration (Stärkung der Bindung durch zunehmend eigenverantwortliches Arbeiten, Workshops, Teamevents und Teambuilding-Maßnahmen)