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Personalbedarfsplan

„Am Anfang erschuf ich einen Personalbedarfsplan“ – so sollte es idealerweise zu hören sein, wenn Personaler*innen die Gründe ihrer (erfolgreichen) Personalplanung rekapitulieren. Denn ein Personalbedarfsplan ist die Basis aller strategischen Mitarbeiterentscheidungen eines Unternehmens.

Was ist ein Personalbedarfsplan?

Ein Personalbedarfsplan hat die Funktion, den Personalbedarf und die vorhandenen Potenziale der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen und sowohl Personalüberhang als auch Personalengpässe zu vermeiden. Beides führt nämlich langfristig zu finanziellen Belastungen des Unternehmens. Damit ein möglichst erfolgversprechender Personalbedarfsplan entsteht, sollte er sich immer an folgenden Fragen orientieren:

  • Wie viele Mitarbeitende werden benötigt?
  • Welche Qualifikationen müssen die Mitarbeitenden besitzen?
  • Wo werden die Mitarbeitenden eingesetzt?
  • Wann ist der Einsatz der Mitarbeitenden geplant?

Qualitative und quantitative Methoden: Wie erstellt man einen Personalbedarfsplan?

Bei der Erstellung des Personalbedarfsplans wird zwischen der quantitativen und der qualitativen Methode unterschieden: Wie viele Mitarbeitende das Unternehmen zur Erfüllung seines Leistungsportfolios benötigt, wird im quantitativen Personalbedarfsplan ermittelt. Mehr dazu weiter unten.

Wenden wir uns zuerst der qualitativen Methode zu: Sie prüft und legt fest, welche Mitarbeiterqualifikationen und -kompetenzen erforderlich sind, die zur Erfüllung des aktuellen und zukünftigen Leistungsportfolios des Unternehmens benötigt werden.

Qualitative Personalbedarfsplanung: Wer muss was wofür können?

Die qualitative Personalbedarfsplanung hat die Aufgabe, persönliche wie fachliche Fähigkeiten und Kenntnisse, über die ein Mitarbeiter verfügen sollte, festzulegen. Welche Fähigkeiten das genau sein sollten, wird aus den aktuellen und zukünftigen Aufgaben abgeleitet, die dann als Anforderungsprofil aufbereitet werden – eine gute Grundlage für Stellenanzeigen und auch für mögliche Karrierepfade.  

Weitere methodische Werkzeuge der qualitativen Personalbedarfsplanung:

  • Fragebogen zur Arbeitsanalyse
  • Tätigkeitskategorien und Qualifikationsgruppen
  • Verhaltensorientierte Beurteilungsskalen (VOBS)
  • Berufsklassifikationen

Quantitative Personalbedarfsplanung: Wie viele Mitarbeitende brauche ich?

Die quantitative Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Personen für die Abwicklung einer bestimmten Unternehmensleistung benötigt werden. Zum Beispiel: Wie viele Elektriker*innen brauche ich, um Bedarf und Umfang meiner Kunden wirtschaftlich und zufriedenstellend abzudecken? Ganz wichtig: Hier sollte unbedingt ein Reservebedarf an zusätzlichen Mitarbeitenden festgelegt werden, um Ausfälle aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung auszugleichen – denn selbst die besten Mitarbeitenden der Welt brauchen mal Erholung oder können sich eine Erkältung einfangen. Für diese Zeiten braucht es einen Backup.

Methoden für einen quantitativen Personalbedarfsplan

Damit die Anzahl der Mitarbeitenden den Erfordernissen des Unternehmens entspricht, haben sich zwei Methoden bewährt, um eine quantitative Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs zu ermitteln: das Schätzverfahren und die Kennzahlenmethoden.

Das Schätzverfahren: Subjektiv, aber praktisch

Bei dieser quantitativen Methode befragen Personaler*innen die Vorgesetzten der Fachabteilungen, wie viele Mitarbeitende diese in Zukunft benötigen. Die Angaben beruhen dabei auf subjektiven Einschätzungen. Hierbei handelt es sich um eine der gängigsten Methoden der Personalbedarfsplanung, besonders in größeren Unternehmen, in denen die Geschäftsführung in der Regel nicht unmittelbar den Bedarf der betroffenen Abteilungen einsehen kann. 

Das Schätzverfahren ist in allen Abteilungen leicht anwendbar. Wenn das Verfahren abgeschlossen ist, analysiert man die Schätzungsergebnisse in einer Kalkulation. Während der Kalkulation werden die Vorstellungen von HR und Abteilung kombiniert und gespiegelt, bis man einen quantitativen Personalbedarf ermittelt hat.

Die Kennzahlenmethode: Ab ins Detail!

Die Kennzahlenmethode bedient sich umfangreicher, objektiver Daten, mit denen die Personalbedarfsplanung unterfüttert wird. Die Menge und der Umfang der verwendeten Daten können dabei variieren. Um diese Methode zu präziseren, greift man auf globale Kennzahlen, Kennzahlengeflechte und detaillierte Methoden zurück:

Globale Kennzahlen …

  • stellen Zusammenhänge zwischen Leistung und quantitativem Personalbedarf her.
  • schaffen konkrete Bedarfskalkulationen (z. B. durch Ermittlung des Durchschnittsumsatzes und des Wunschumsatzes).
  • formulieren konstante (lineare) Faustformeln für konkreten Anwendungsfälle.

Kennzahlengeflechte …

  • basieren in der Regel auf Trendaussagen.
  • beinhalten oft mehrere statistische Variablen des vorhandenen Datenmaterials.
  • verknüpfen betriebswirtschaftliche Zielgrößen und leiten daraus personalbezogene Entwicklungen ab.
  • setzen mittels Korrelationsanalysen verschiedene Unternehmensgruppen und -hierarchien in Verhältnis.

Detaillierte Methoden …

  • berücksichtigen konkrete Arbeitsmengen und Arbeitszeiten mit unterschiedlichem Konkretisierungsgrad.
  • basieren auf Stichproben, Vollerhebungen oder Schätzverfahren zur Ermittlung der Arbeitsmenge.
  • nutzen Zeitmessungen, Beobachtungen, Befragungen oder Schätzungen zur Ermittlung des Zeitbedarfs.

Zum Abschluss der Kennzahlenmethode werden das Arbeitszeitangebot und der Arbeitszeitbedarf verglichen. Das Ergebnis dieses Vergleichs bildet dann den quantitativen Personalbedarf, der die qualitative Planung sozusagen komplettiert.

Sollbestand im Personalbedarf ermitteln

Nachdem man den qualitativen und quantitativen Personalbedarf (Sollbedarf = Ersatzbedarf + Mehr- & Minderbedarf) analysiert und ausgewertet hat, muss ein Sollbestand ermittelt werden. Der Sollbestand setzt sich aus zwei Teilen zusammen: Zum einen aus dem Ersatzbedarf für Personal. Damit sind neue Mitarbeitende gemeint, die für ausscheidende Mitarbeitende eingestellt werden müssen.

Zum anderen braucht man für die Ermittlung des Sollbestands Prognosen für den Mehr- und Minderbedarf. Wie der Begriff „Prognose“ schon vermuten lässt, ist der Mehr- und Minderbedarf nicht eindeutig planbar, da er von externen Einflüssen abhängt. Allerdings können Personaler*innen hier auf Erfahrungswerte aus der Vergangenheit des Unternehmens zurückgreifen, mit denen sich etwaige Unbekannte reduzieren lassen.

Zur Ermittlung des Sollbestands hilft folgende Formel:

Sollbestand = Istbestand + Sollbedarf bzw. Sollbedarf = Sollbestand - Istbestand

Nachdem man einen soliden Sollbestand ermittelt hat, ist dieser nun vom Istbestand abzuziehen, um den tatsächlichen Personalbedarf zu erhalten.

Tatsächlicher Personalbedarf = Sollbestand - Istbestand

Aus der Differenz der beiden Bestände ergibt sich also der tatsächliche Personalbedarf. Wichtig: Sollten absehbare Zu- oder Abgänge vorhanden sein, etwa durch Beförderung, Versetzung oder Ausbildungsende, müssen diese ebenfalls miteingerechnet werden.

Einen Personalbedarfsplan anzulegen bedeutet, Weitsicht zu zeigen

Ein Personalbedarfsplan sollte langfristig angelegt und auf mindestens fünf Jahre im Voraus aufgestellt werden. Dabei sollte besonders das erste Jahr möglichst genau analysiert werden. Bei den Folgejahren arbeitet man in der Regel mit Schätzungen.

Um immer einen möglichst aktuellen Personalbedarfsplan zu haben, sollte der einmal erstellte Plan kontinuierlich fortgeführt und mit Zahlen aus Zu- und Abgängen, Versetzungen und der allgemeinen Unternehmensentwicklung gefüttert werden. Wer einmal einen akkuraten Personalbedarfsplan erstellt hat, behält den Überblick über den künftigen Bedarf an Personal und kann zeitnah und flexibel genau die Mitarbeitenden suchen und finden, die zum Unternehmen passen.

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