Recruiter

Ein Recruiter, auf Deutsch Personalreferent*in bzw. Personalvermittler*in, beschafft Unternehmen und Auftraggebern neue Mitarbeitende. Der Recruiting-Prozess, auch Personalbeschaffung genannt, soll in der Regel möglichst bedarfsgerecht und kostengünstig ablaufen.

Als Repräsentanten von Arbeitgebern treten Recruiter in der Öffentlichkeit auf und prägen dadurch erheblich das Arbeitgeberimage. Neben einem Talent für Zahlen und wirtschaftliche Zusammenhänge sind zwei besondere Eigenschaften charakteristisch für einen erfolgreichen Recruiter. Nämlich authentisches Interesse an Menschen und Freude an Kommunikation. Das erleichtert unter anderem das Networking mit Unternehmen, Arbeitnehmern und Institutionen wie zum Beispiel Hochschulen – und natürlich das persönliche Gespräch mit Bewerbern und Kandidaten.

Soviel zur Theorie. Aber wie sehen die Aufgaben eines Recruiters in der Praxis aus? Auf Platz eins der To-do-Liste steht die Erarbeitung eines Recruiting-Konzepts. Hier kreist sich alles um die Fragen: Welche Kandidaten suchen wir? Welche Qualifikationen sollen sie mitbringen? Und, ganz wichtig, passt die Kandidatin oder der Kandidat zum Unternehmen?

Aufgaben von Recruitern und Personalvermittlern

Für die Beantwortung dieser Fragen ist es hilfreich, wenn das Unternehmen klar definierte Arbeitgeberwerte hat, die die Frage nach dem Cultural Fit des Bewerbers spürbar erleichtern. Ein ausgefeiltes Recruiting-Konzept hat zudem noch einen weiteren Vorteil: Es bietet die ideale Vorlage für ein messerscharfes Jobprofil, das die Suche nach geeigneten Kandidaten vereinfacht.

Ist das Jobprofil klar definiert, geht es ans Eingemachte: die operative Umsetzung des Recruitings. Dabei sollten Recruiter immer beide Augen auf die zuvor festgelegten Teilschritte und Qualitätsstandards haben. Das macht sie automatisch zu Prozesstreibern und Qualitätsmanagern.

Der wichtigste Sparringspartner während des Prozesses ist die Geschäftsführung. Mit ihr stimmen die Recruiter die Architektur des Rekrutierungsprozesses, die Verantwortlichkeiten und die Qualitätsstandards ab. Bei der finalen Auswahl hat das Management in der Regel das letzte Wort. Recruiter fungieren dabei als Beratungspersonen, die die Führungskräfte mit ihrem HR-Wissen unterstützen und organisatorisch entlasten.

Die wichtigsten Recruiter-Aufgaben im Überblick:

• Erarbeitung von Recruiting-Konzepten und Jobprofilen
• Kooperation mit (Hoch-)Schulen, Ausbildungsbetrieben und Marketing-Experten
• Operative Umsetzung des Recruiting-Prozesses
• Schaltung von (Online-)Stellenanzeigen
• Sicherung der Prozessschritte und Qualitätsstandards
• Beratung der Geschäftsführung bzw. des Managements

Vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen für fünfstellige Beträge ausschließlich Printanzeigen in Tageszeitungen schalteten, um an ihren Wunschkandidaten zu gelangen. Klar, dieses Instrument der Personalbeschaffung gibt es immer noch, es hat sich allerdings in den letzten Jahren eher zur Ausnahme entwickelt. Printanzeigen sind zwar sehr prestigeträchtig, aber nicht mehr das populärste Mittel der Mitarbeiter-Rekrutierung.

Heute läuft Recruiting überwiegend digital ab. Karrierewebsites, Online-Stellenbörsen und Social-Media-Plattformen sind die wichtigsten Medien, um neue Köpfe für Unternehmen zu gewinnen. Wichtige Partner in diesem Prozess können Personalmarketing-Agenturen sein. Und die schauen wir uns jetzt mal genauer an.

Jeder, der sich professionell mit Recruiting beschäftigt, weiß, wie zeitintensiv die Suche nach geeigneten Mitarbeitenden ist. Dadurch geraten die eigentlichen Kernaufgaben von Personalern oft in den Hintergrund und wichtige Projekte bleiben über Wochen, manchmal Monate, auf dem Schreibtisch liegen.

Das Geheimnis einer erfolgreichen Zusammenarbeit

Hier können externe Recruiter und Agenturen helfen und kostbare Zeit sparen. Je nach Spezialisierungsgrad kann das Portfolio externer Experten alle gängigen Recruiting-Maßnahmen beinhalten – von der Erstellung und Schaltung von Stellenanzeigen auf Jobbörsen über Recruiting-Kampagnen bis zur Direktansprache geeigneter Kandidaten. Eine gute Planung ist auch in der Zusammenarbeit mit externen Recruitern das A und O.

Auf der Basis eines ausführlichen Beratungsgesprächs erarbeitet der beauftragte Recruiter ein detailliertes Anforderungsprofil. Gleichzeitig erhält sie oder er durch den Austausch mit dem Auftraggeber wichtige Einblicke in die Arbeitsatmosphäre, in interne Prozesse und in die Unternehmenskultur. Das sind wichtige Take-aways, die unmittelbar in die Kandidatenansprache fließen können.

Was sind die Aufgaben externer Recruiter?

Hat der Recruiter alle wichtige Informationen über seinen Auftraggeber beisammen, startet die Suche nach geeigneten Kandidaten. Je nach Leistungsumfang führt der Recruiter dann zum Beispiel eine Direktsuche mittels Telefoninterviews durch, schreibt vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten über Online-Karrierenetzwerke an und führt Bewerbungsgespräche.

Externes und internes Recruiting im Vergleich

Wie schneidet externes Recruiting im Vergleich zu internem Recruiting ab? Durch das Bewerbermanagement eines externen Recruiters sparen sich Auftraggeber nicht nur eine Menge Zeit. Ein guter Recruiter beziehungsweise eine gute Agentur leistet noch viel mehr: Indem Erfahrungen von außen in das suchende Unternehmen eingebracht werden, wird der berühmten „Betriebsblindheit“ entgegengewirkt.

Anders gesagt: Man erhält neue Impulse und Sichtweisen auf sich selbst und sammelt wichtige Informationen über die eigene Außendarstellung. Der Blick von außen kann im Idealfall zu einer Optimierung interner Personalprozesse führen. Außerdem verzeichnen zahlreiche Unternehmen, die sich das Know-how externer Recruiter eingekauft haben, eine spürbare Ersparnis von Fortbildungskosten, da gezielt Mitarbeitende rekrutiert werden können, die die erforderlichen Fähigkeiten schon mitbringen.

Wissen Sie eigentlich, wen Sie suchen?

Für eine möglichst zeit- und kostengünstige Zusammenarbeit mit externen Recruitern ist es wichtig, schon beim Projektstart ein klares Briefing mit detailliertem Jobprofil zu erarbeiten. Das verringert das Risiko möglicher Fehlbesetzungen. Versierte Personaldienstleister fragen ihren Auftraggebern also erstmal Löcher in den Bauch, um am Ende den geeigneten Kandidaten vor sich sitzen zu haben. Die suchenden Unternehmen sollten deshalb eine möglichst klare Vorstellung ihres Wunschkandidaten vor Augen haben und die Außendarstellung sollte möglichst der Wirklichkeit entsprechen, um spätere Enttäuschungen – auf Bewerberseite wie auf Unternehmensseite – zu vermeiden.

Vorteile des externen Recruitings:

• Senkung des operativen und administrativen Aufwands
• Zeit- und Ressourcenersparnis
• Neue Impulse und Sichtweisen für das eigene Unternehmen
• Volle Konzentration auf die relevantesten Kandidaten
• Wettbewerbsvorsprung und positives Arbeitgeberimage dank verkürzter Reaktionszeiten

Blicken wir mal auf eine der begehrtesten Berufsgruppen für Recruiter: die ITler. Wie kommt man die besten Informatiker heran, wie trennt man die Einsen von den Nullen und wie kann man sie für sein eigenes Unternehmen begeistern?

Bunte Bytes: Vielfalt ist das Zauberwort

Wie in vielen anderen Branchen auch ist eine bunte und vielfältige Unternehmenskultur für ITler ein guter Grund zum Wechseln. Internationalität zum Beispiel ist für die ohnehin Englisch-affinen IT-Cracks ein großer Anreiz. Auch Unternehmen profitieren von diesem Wunsch nach Diversität und Internationalität: Für Geschäftsbeziehungen ins Ausland sind weltoffene, mehrsprachige Mitarbeitende ein echter Gewinn.

Solche Skills lassen sich ITler natürlich gut bezahlen. Ein attraktives Gehalt gehört da ebenso zu den Must-haves wie Homeoffice, Firmenhandy und -laptop, gerne auch ein Firmenwagen. Je mehr materielle und ideelle Anreize geboten werden, desto einfacher gelingt es, geeignete Bewerber zu finden.

Ihre Zielgruppe ist digital – sind Sie es auch?

Wenn Sie ITler um die „postalische Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen“ bitten, können Sie das mit dem Recruiting auch gleich sein lassen: Denken und handeln Sie digital – so wie Ihre Zielgruppe! Hier kommt die oft erwähnte Authentizität zum Tragen. Und diese Authentizität sollte schon bei den Recruiting-Maßnahmen zu spüren sein.

IT-Recruiting: Maßnahmen

• Digitales Bewerbermanagementsystem und eine zeitgemäße (Karriere-)Website
• Mobile Recruiting
• E-Recruiting
• Chatbots und KI-Tools
• VR-Simulationen zur Verbildlichung der Arbeitsumgebung
• Video-Interviews
• Online-Assessment-Center und interaktive Events

Gerade das klassische Job-Interview im eins zu eins ist im Recruiting für ITler, die quer über das Land und den Kontinent verstreut sind, oft nicht mehr das Mittel der ersten Wahl. Schon das oft konfrontative Setting eines herkömmlichen Bewerbungsgesprächs verursacht bei vielen Kandidaten Unwohlsein und Nervosität und vermittelt dem genübersitzenden Recruiter im schlimmsten Fall ein falschen Bild.

So sorgen Sie für Wohlfühlatmosphäre bei Informatikern

Abhilfe schaffen hier zum Beispiel Online-Assessment-Center und Video-Interviews, in denen die Kandidaten sich und ihre Fähigkeiten in einem für sie angenehmen Umfeld präsentieren können. Der Vorteil dieser Maßnahme für Recruiter: ein akkurateres Kandidatenbild und ein besseres Verständnis für Kandidaten und deren Talente. Auch spielerische Bewerbungsmaßnahmen sind für die Game-affine Gruppe der ITler ein probates Mittel. Mobile Escape Rooms zum Beispiel, in denen Interessenten und potenzielle Kandidaten ihre Fähigkeiten in zwangloser Atmosphäre unter Beweis stellen können, sind ein derzeit sehr beliebtes und effizientes Tool, um sich einen Pool geeigneter Bewerber zu schaffen.

Neben der IT- gehört die Logistikbranche zu den Sparten, die am meisten unter Arbeitskräftemangel leiden. Die Logistik hat nach wie vor ein Imageproblem, das eine besondere Herausforderung für Recruiter darstellt. Kurz gesagt: Recruiter für Logistik- und Zuliefererfirmen müssen verinnerlichen, dass sie ihren Kandidaten etwas bieten müssen, um wirklich attraktiv zu sein.

Und da ist man schnell bei den harten Fakten, die für die Zielgruppe der Logistikfachkräfte elementar sind: eine betriebliche Altersvorsorge und monetäre Anreize, etwa die Zahlung von Prämien beim Zustandekommen von Bewerbungsgesprächen, können ein Anfang sein. Zudem müssen in vielen Transport- und Logistik-Firmen Vergütungsmodelle angepasst und Arbeitsbedingungen optimiert werden, um von den relevanten Zielgruppen als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

Logistik-Recruiting und Frauen: Bye, bye Männerdomäne

Bis vor wenigen Jahren war die Welt der meterlangen Regale und riesigen Lagerhallen reines Männerland. Heute nicht mehr: Recruiter müssen ihre Zielgruppe erweitern. Um die Zahl weiblicher und andersgeschlechtlicher Mitarbeitender zu erhöhen, nutzt jedoch das schönste Recruiting-Konzept nichts, wenn suchende Unternehmen Gender und Diversität nicht leben und beherzigen. Ob weiblich, männlich oder divers: Alle Mitarbeitenden sollten sich wohlfühlen und wertgeschätzt werden.

• Ansprache über Social Media (Facebook, Instagram, YouTube, WhatsApp, TikTok)
• Kandidaten-Prämien für erfolgreiche Bewerbungsgespräche
• Finanzielle Anreize (betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote für die Mitarbeitenden
• Möglichkeiten zu mehr eigenständigem Arbeiten
• Ausweitung der Zielgruppe

Recruiter schaffen Perspektiven für vielversprechende Kandidaten und Talente. Doch wie sieht es eigentlich umgekehrt aus? Welche Berufsaussichten gibt es für Recruiter? Klar, alles wird digitaler. Und so manche Pessimisten meinen, Recruiting würde in Zukunft komplett von Künstlicher Intelligenz erledigt, aber weit gefehlt! Solange Menschen in irgendeiner Art und Weise arbeiten, wird es auch Recruiter geben. Nichts hat ein besseres Gespür für Menschen und Persönlichkeit wie eben – der Mensch.

Karrierewege im Recruiting

Noch ein Plus dieses Berufs ist der anhaltende Fachkräftemangel und der War for Talents. Hier greift der alte Spruch „Gutes Personal ist schwer zu finden“ wie die Faust aufs Auge. Recruiter haben deshalb exzellente Karriereaussichten. Sei es in Personaldienstleistungsunternehmen, als Selbstständige oder in Employer-Branding-Agenturen. Als Angestellte verläuft die Karriereleiter meistens über die Stufen Junior-Recruiter, Senior-Recruiter, Teamleiter*in und schließlich Abteilungsleiter*in oder Head of Recruiting. Dutzende Weiterbildungen eröffnen spannende Alternativen und vielerlei Möglichkeiten, sich in verschiedenen Bereichen zu vertiefen, weiterzubilden und ein erfüllendes Berufsleben zu genießen.

Die beliebtesten Arbeitgeber für Recruiter:

• Personalberatungen
• Staatliche Institutionen (z. B. Bundesagentur für Arbeit)
• Personaldienstleister
• Unternehmensberatungen
• Personalabteilungen in Unternehmen
• Headhunting-Agenturen
• Personalmarketing- und Employer-Branding-Agenturen