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Homeoffice und mobiles Arbeiten in Zeiten von Corona: Tipps für HR-Profis und Personalmanager

Na? Sitzen Sie auch gerade am  Wohnzimmertisch, skypen und slacken mit Ihrem Team, mit Bewerbern oder potenziellen Kandidaten? Ohne Frage, Homeoffice  und mobiles Arbeiten sind in der Corona-Krise zum Alltag hunderttausender Arbeitnehmer geworden. Auch für das Personalmanagement und HR. Die Herausforderung: Neue Arbeitsmodelle brauchen Abstimmung, Regeln und eine gute Portion Vertrauen – allesamt Aufgaben, bei denen Personaler*innen mehr denn je gefragt sind.

So etablieren Sie eine erfolgreiche Digital- und Vertrauenskultur

Ein wichtiger Punkt auf der To-do-Liste von HR- und Personalexperten ist die Etablierung einer Digital- und Vertrauenskultur. Homeoffice muss gelebt werden. Dazu müssen zuerst einmal Basics wie die technische Ausstattung, Datenschutzformalitäten und Tools abgestimmt werden. Denn beim Thema Homeoffice stecken viele deutsche Unternehmen noch in den Kinderschuhen – Schweden, Frankreich und Großbritannien sind da schon viel weiter. Führen wir uns zuerst einmal die derzeit wichtigsten Vor- und Nachteile des Homeoffice vor Augen:

Vorteile von Homeoffice:

•    Gesteigerte Produktivität aufgrund geringerer Ablenkung durch Kollegen und Vorgesetzte
•    Weniger Ansteckungsgefahr und dadurch weniger Arbeitsausfälle
•    Verringerung der betrieblichen Arbeitsplätze
•    Kostenersparnis

Nachteile von Homeoffice:

•    Begrenztes Monitoring von Arbeitszeit und Aufgabenpensum der Mitarbeitenden
•    Geringere Kontrolle über Datensicherheit
•    Eventuell sinkende Identifikation mit dem Unternehmen

Homeoffice-Regeln: Darauf sollten Personaler*innen achten

Eine erfolgreiche Vertrauenskultur im Homeoffice braucht vor allem eines: klare Regeln. Diese sollten Sie als HR unter Berücksichtigung der Fachabteilungen festlegen und, ganz wichtig, offen kommunizieren. Prüfen Sie vorab, welche Abteilungen in Ihrem Unternehmen grundsätzlich für mobiles Arbeiten in Frage kommen. Mitarbeitende in der Produktion sind hiervon meistens ausgenommen. Beschäftigte im Marketing, im Vertrieb oder in der IT eignen sich dagegen eher. Alle Betroffenen, die von Zuhause arbeiten, benötigen dann einen Überblick über die geltenden Richtlinien.

Hier ein paar der wichtigsten:
•    Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Sonn- bzw. Feiertagsverbote müssen eingehalten werden.
•    Arbeitsschutz und Arbeitsschutzmaßnahmen müssen aufrechterhalten bleiben.
•    Die Homeoffice-Arbeitsplätze müssen gemäß der Arbeitsstättenverordnung ausgestattet sein.
•    Datenschutz und Cyber-Sicherheit müssen gewährleistet sein, d. h. Hardware-Verschlüsselung, sichere (VPN-)Verbindungen und Schutz vertraulicher Firmendaten vor Dritten.

Homeoffice und HR: Tipps für Personaler*innen

Drei weitere wichtige Zutaten für erfolgreiches Homeoffice lauten: Kommunikation, Kommunikation und – Kommunikation. Sämtliche Mitarbeitenden im Homeoffice müssen sich transparent und störungsfrei austauschen können. Stellen Sie also sicher, dass digitale Kommunikations-Tools nicht nur zur Verfügung stehen, sondern dass die Kollegen diese auch wirklich zum Arbeiten nutzen.

Passende Tools für eine funktionierende Digitalkultur

Wenn Mitarbeitende ihre Fortschritte im gemeinsamen Projekt einfach und transparent angeben, zuordnen und priorisieren können, hilft das dem Team enorm. Hierzu eignen sich Projektmanagement-Tools wie Basecamp oder Trello, Messenger-Dienste wie Microsoft Teams oder Slack, Videochats wie Zoom, Skype oder Facetime sowie Cloud- und Datentransferdienste wie WeTransfer.

Das A und O: Kommunikation, Motivation und Nähe

Der Plausch in der Kantine, Tischkickern, das gemeinsame Feierabend-Bierchen: All das gibt es im Homeoffice leider nicht. Doch auch wenn es sich anfühlt, als drehe die Welt sich gerade anders, es lohnt sich, Ihrem Team mit Einfühlungsvermögen zu begegnen, Motivation und Vertrauen aufrechtzuerhalten. Kümmern Sie sich umeinander und halten Sie sich up to date – auch wenn Sie sich nicht persönlich sehen können.
Inspiration gefällig? Xing-Mitarbeitende haben zum Beispiel einen Slack-Kanal, der sich „Kaffeeküche“ nennt. Dort haben sie die Möglichkeit, sich einzuklinken, wenn sie das Gefühl haben, dass sie jetzt gerne mal einen Kaffee trinken und sich dabei unterhalten möchten. Und so manche Sportskanone in der Belegschaft gibt Online-Kurse in Yoga, Meditation oder Zumba.

Retention Management und mobiles Arbeiten

Betreiben Sie Retention Management auch im Homeoffice! Denn als HR sind Sie verantwortlich dafür, dass die Kollegen zufrieden und motiviert bleiben. Sinkt die Motivation, steigt unter Umständen die Bereitschaft, sich nach einem anderen Arbeitgeber umzusehen – schlechtes Krisenmanagement und die Ungestörtheit im Homeoffice können dazu schnell verführen. Feinfühlige Mitarbeiterkommunikation ist deshalb wichtiger denn je. Wie das geht?

Hier ein paar Tipps:
•    Sorgen Sie für Routine durch regelmäßige Calls und Absprachen.
•    Zeigen Sie Verständnis für die Standpunkte und Bedürfnisse anderer.
•    Holen Sie sich Input aus Ihrem Team.
•    Beweisen Sie Transparenz und erklären Sie die Beweggründe hinter Ihren Entscheidungen.
•    Hören Sie Ihrem Team aktiv zu und stellen Sie Fragen, ohne gleich Lösungen anzubieten.

Personalverwaltung im Homeoffice  

Ihre Kolleginnen und Kollegen sind nicht im Büro, doch die Personalverwaltung muss weitergehen. Zu diesem Zweck können Sie auf einen ganzen Koffer digitaler Lösungen zugreifen. Ein in Europa noch wenig verbreitetes Zauberwort hierfür lautet Employee Self Service (ESS). Das sind webbasierte Anwendungsprogramme oder mobile Apps, mit denen Sie Ihren Bewerber- und Mitarbeiterpool managen und Mitarbeitende ihre personalbezogenen Daten selbst anlegen, ändern oder Genehmigungsprozesse in Gang bringen können.

Das kann ein Employee Self Service (ESS):

•    Upload von Attesten durch den Mitarbeitenden
•    Pflege von An- und Abwesenheitszeiten, z. B. über Messenger-Dienste
•    Beantragung und Freigabe von Dienstreiseanträgen
•    Änderungen von Adresse und anderen persönlichen Daten
•    Anforderung von Entgeltnachweisen
•    Pflege von Kandidaten- und Qualifikationsprofilen
•    Mitarbeiterbeurteilung
•    Arbeitszeiten-Monitoring

Fazit: Aufgeschlossen bleiben und „Yes we can!“ leben

Sie sehen: Corona und Homeoffice bedeuten für HR- und Personalmanager nicht unbedingt verwaltungstechnische Mehrarbeit. Klare Regeln, eine funktionierende Digitalkultur und regelmäßige Kommunikation sorgen für Nähe in Zeiten sozialer Isolation. Und für ein stärkeres Teamgefühl. Wenn Sie die Chancen der digitalen Transformation nutzen und eine Vertrauenskultur schaffen, die den Mitarbeitenden Freiräume ermöglicht, steht Ihr Unternehmen die Corona-Zeit gut durch.

 

 

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